Despeja los correos que has estado evitando
Escribe el puñado de correos que están ahí. Etiqueta cada uno. Lo que sale es un plan que puedes copiar, no otra lista que sentir.
En resumen
- Enumera los pocos correos que sigues saltándote. Ponle a cada uno una etiqueta: hazlo ya, respuesta de verdad, no es mío o muerto. Esa es toda la decisión.
- Recibes de vuelta un plan para copiar: una respuesta de espera redactada para cada respuesta de verdad, una frase para devolver cada uno que no es tuyo, un aviso de calendario para el trabajo de decidir y una lista para borrar.
- El objetivo es separar decidir de responder. Aquí solo estás clasificando: no se envía nada, y no se mide ni se guarda nada sobre ti.
Los mensajes que se quedan sin responder normalmente no son los aburridos. Son los que necesitan una decisión, y donde la respuesta tiene consecuencias. Pasado cierto tamaño, el montón deja de ser una lista que lees y se convierte en un único objeto que sientes, y por eso mirarlo es más difícil que hacerlo. Esta herramienta lo vuelve a convertir en una lista, porque convertirlo de nuevo en una viene antes de responder nada.
Antes de empezar
Abre tu bandeja de entrada y encuentra los pocos mensajes que has estado esquivando: los tres o cuatro que registras pero no abres. No necesitas el texto completo. Una línea por cada uno es suficiente. Nada de lo que escribas se guarda ni se envía.
Clasificando tus correos
Correo 1
Clasificados hasta ahora
Tu plan
Cópialo a un sitio donde sobreviva
Selecciona el texto de abajo y cópialo en lo que ya uses. Las respuestas redactadas son puntos de partida: lee cada una antes de enviarla. Esta página no conserva nada.
El que hay que leer dos veces
Mira lo que etiquetaste como respuesta de verdad. Esos son los casos en los que alguien puede estar bloqueado y no puede decirlo sin sonar a queja. La respuesta de espera importa más que la respuesta por ahora: le da una fecha, y elimina el problema de que envejezca, así la respuesta que acabes enviando no tiene que cargar también con una disculpa.
Una respuesta que no bloquea a nadie puede esperar una semana casi sin coste. Una respuesta que alguien necesita antes de poder empezar no es un correo: es un traspaso, y por eso algunos de estos van en el calendario, no en la bandeja de entrada.
Vale la pena saberlo. Monsell, Trends in Cognitive Sciences 7(3), 2003: cambiar entre tareas conlleva un coste de tiempo medible, que se reduce cuando puedes prepararte para el cambio pero no desaparece. Ese es el respaldo de gestionar el correo en pasadas deliberadas —decidir primero, responder después— en lugar de a medida que llega. El resto de esta página, cómo un montón empieza a sentirse y qué mensajes se quedan sin abrir, está descrito de forma amplia más que bien estudiado, y aquí se escribe como observación. La idea de los dos minutos detrás de «hazlo ya» viene de Getting Things Done de David Allen, una regla práctica útil más que un hallazgo de investigación.
Aquí no se guarda ni se envía nada a ningún lado. Lo que escribes existe solo mientras esta página está abierta.
Escrito para Thought Club como orientación general, no como consejo médico. Libre para leer, imprimir y compartir.